DMS – Korzyści i Funkcjonalności
- Pełna obsługa korespondencji firmy, zarówno z poziomu systemu, jak i aplikacji dostępnej poprzez WWW
- Ochrona przed utratą danych w przypadku zgubienia lub zniszczenia dokumentu papierowego – przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej
- Szybkie dodawanie skanów dokumentów do systemu dzięki automatycznemu importowi
- Redukcja kosztów poprzez ograniczenie ilości tradycyjnych, papierowych dokumentów
- Zadania wykonywane są szybciej, dzięki precyzyjnemu wskazaniu pracownika odpowiedzialnego za dany etap
- Kontrola czasu realizacji zadań, za pomocą analiz czasu pracy nad dokumentem w zadanym etapie
- Dostęp do zawsze aktualnej informacji na temat statusu zarejestrowanego dokumentu
- Możliwość pracy z dokumentami z dowolnego miejsca z dostępem do internetu
- Przypomnienia o dokumentach oczekujących na podjęcie decyzji
- Zautomatyzowanie i skrócenie czasu pracy z dokumentami elektronicznymi
Elektroniczny obieg dokumentów w pełni integruje się z systemem ERP
Comarch DMS współpracuje z systemami Comarch ERP – Comarch Optima, Comarch Altum oraz Comarch XL m.in. w zakresie wiązania dokumentów czy dodawania opisu analitycznego. W zależności od wykorzystywanego systemu ERP zestaw dostępnych funkcjonalności może się różnić. Zachęcamy do kontaktu z nami w celu uzyskania szczegółowych informacji.
Elastyczne modelowanie procesów i przepływu pracy w firmie
Modelowanie procesu w Comarch DMS odbywa się w intuicyjnym edytorze. Po wprowadzeniu kolejnych etapów budowany jest diagram złożony z bloków połączonych strzałkami określającymi kierunek przepływu pracy – workflow oraz informacji. Określanie praw odbywa się na każdym etapie obiegu. Uprawnienia mogą być zawężone do konkretnego pracownika, grupy pracowników zajmujących to samo stanowisko czy pracujących w jednym dziale. W modelowanym etapie procesu mogą Państwo odzwierciedlić schemat dowolnego dokumentu za pomocą gotowych obiektów karty obiegu.
Na definiowanym etapie możliwe jest określenie warunków, jakie muszą być spełnione, aby dokument został przekazany do konkretnego etapu.
Przykładowo, wprowadzenie informacji o wartości faktury spowoduje przekazanie dokumentu do akceptacji prezesa firmy, tylko gdy jej kwota przekroczy np. 1000 zł, w przeciwnym razie trafi ona do dyrektora. Zastosowanie warunków przy procesowaniu dokumentów nie ogranicza się tylko do wartości liczbowych. Może ono być oparte na dowolnym elemencie dokumentu. Ponadto, na każdym etapie realizowanego procesu użytkownik może być powiadomiony wiadomością e-mail o przekazaniu do niego nowego dokumentu, przeterminowaniu czy upływającym czasie na podjęcie decyzji. Wystarczy kliknięcie linku, aby możliwe było podjęcie decyzji związanej z zapotrzebowaniem, umową czy fakturą.
Pełna współpraca z Comarch Altum, Comarch Optima oraz Comarch XL pozwala na jednoczesną pełną kontrolę nad zarządzaniem zasobami przedsiębiorstwa (ERP).
Obsługa zgłoszeń związanych z procedurami ISO
Comarch DMS jest systemem umożliwiającym obsługę zgłoszeń wynikających z obowiązujących w firmie procedur systemu zarządzania jakością (ISO).
W ramach aplikacji możliwe jest:
- stworzenie repozytorium dokumentów prezentujących poszczególne procedury ale także
- zgłaszanie wniosków racjonalizatorskich (kaizen)
- zgłoszeń wymagających działań korygująco-zapobiegawczych.
Comarch DMS współpracuje z systemami Comarch ERP XL, Comarch ERP Altum oraz Comarch ERP Optima.
Umów się na bezpłatną konsultację lub prezentację – Kompix – Partner Comarch
Masz dodatkowe pytania? Zapraszamy!