Comarch ERP Optima Serwis

Moduł Comarch Optima Serwis dedykowany jest dla firm świadczących usługi, a także serwisujących sprzedawane towary. Może współpracować z modułem Comarch Optima Faktury oraz z modułem magazynowym Comarch Optima Handel / Handel Plus (w zakresie pobierania części z magazynu). W module Comarch Optima Serwis można:

• prowadzić kartoteki urządzeń serwisowanych (w podziale na rodzaje),
• swobodnie opisywać urządzenia serwisowane cechami (atrybutami), w tym również obowiązkowymi (np. wymagane jest podanie numeru seryjnego),
• rejestrować wszystkie przyjmowane w firmie zlecenia serwisowe (zrealizowane i „w toku”) i opisywać cechami,
• fakturować wykonane czynności oraz użyte części za pomocą jednej usługi (we współpracy z modułem Handel),
• harmonogramować zadania i rejestrować wykonane czynności (zlecenia są albo od razu przydzielane konkretnemu serwisantowi, albo trafiają do kolejki zgłoszeń
• oczekujących skąd serwisanci pobierają je dla siebie – w zależności od zasad obsługi serwisu w danej firmie),
• szybko wyszukiwać zlecenia i zadania przeterminowane lub na dziś,
• rejestrować historię realizacji napraw (wraz z rejestracją czasu trwania) oraz wykorzystanych części,
• bezpośrednio z poziomu zlecenia wystawić fakturę/paragon na wykonaną usługę (wymagany moduł Faktury),
• możliwość częściowego fakturowania usług,
• w przypadku zleceń związanych z wyjazdem do Klienta istnieje możliwość zarezerwowania czasu w terminarzu.

Wprowadzanie zgłoszeń

W celu stworzenia formularza zgłoszenia usługi serwisowej stworzono pięć zakładek, dzięki którym łatwo filtrować i kontrolować zlecenie:

• Ogólne – zawiera wszystkie informacje ogólne dotyczące zlecenia,
• Kontrahent – na zakładce Użytkownik może wprowadzić kontrahenta i odbiorcę,
• Czynności – na zakładce Użytkownik może określić czynności do wykonania dla danego zlecenia serwisowego lub wprowadzić notatki,
• Części – zawiera informacje o wykorzystanych częściach; z poziomu tej zakładki Użytkownik może pobierać części potrzebne do realizacji zlecenia dokumentem MM lub
• utworzyć zamówienie u dostawcy na wskazane części,
• Atrybuty – zawiera informacje o atrybutach przypiętych do zlecenia, za pomocą których można wpisać charakterystyczne cechy danego zlecenia (numer seryjny, dane
• techniczne samochodu itp.),
• Dokumenty – zawiera listę związanych ze zleceniem dokumentów.

Sposób realizacji

Każda czynność, jaką należy wykonać w związku z realizacją zlecenia, może być przypisana do innego operatora. Użytkownik może określić sposób, w jaki ma być realizowana przez serwisanta dana czynność. Do wyboru są trzy opcje:

• niezależna – czynność, która może być zrealizowana w dowolnym momencie w trakcie realizacji zlecenia,
• po wykonaniu poprzedniej − czynność, która może być zrealizowana dopiero, gdy czynność poprzedzająca ją na liście zostanie wykonana,
• według terminu – czynność, która może być zrealizowana w podanym terminie.

Terminarz

W przypadku czynności wykonywanych w podanym terminie istnieje możliwość zarezerwowania czasu w terminarzu konkretnego operatora. Operatorzy mogą również filtrować na liście zlecenia, na których mają przypisane do realizacji czynności. Kosztorysowanie Dla potrzeb kosztorysowania można wyliczyć wartość netto i brutto czynności (usług) oraz części wpisanych na danym zleceniu. Wraz z zamykaniem zlecenia Użytkownik ma możliwość tworzenia dokumentów handlowo-magazynowych. Ogólnie fakturowanie zlecenia polega na tworzeniu:

• dokumentu RW na części nie podlegające fakturowaniu,
• dokumentu WZ na części podlegające fakturowaniu,
• dokumentu FA/PA, zawierającego części z dokumentu WZ oraz wszystkie usługi cennikowe z zakładki czynności,
• dokumentu FA na jedną usługę, gdzie części widniejące na fakturze w postaci usługi są rozchodowane przy pomocy RW.